Si tienes una agencia de viajes seguro que ya sabes que existen algunos documentos impresos que no pueden faltar para repartir entre tus clientes o para que los potenciales clientes viajeros puedan conocer las nuevas ofertas, así como también para organizar tu agencia. A continuación te contamos cuáles son los documentos impresos esenciales para una agencia de viajes.
Documentos impresos básicos para una agencia de viajes
Una agencia de viajes requiere, tanto a nivel comercial como también a nivel administrativo, de muchos documentos impresos diferentes: desde los informativos hasta los organizativos, que pueden ser a su vez internos o externos. A nivel de gestión interna se suelen incluir documentos impresos con datos privados sobre la gestión de la empresa, mientras que los documentos externos son todos aquellos pensados para la promoción y venta de sus productos turísticos.
A nivel de documentos externos encontramos los impresos técnicos, dónde destacan las hojas de reserva. Este tipo de documentos tienen como función principal recopilar los datos de una solicitud de viaje. Debe incluirse datos personales, los productos que interesan a los clientes, el número de personas que planea hacer el viaje y otros datos esenciales.
Por otro lado encontramos todos los impresos relacionados con la promoción de los viajes, como los carteles y los flyers con las distintas ofertas con las que cuenta la agencia en cada temporada viajera.
Al mismo tiempo, son muy importantes también en las agencias de viajes los expedientes de servicio. En estos documentos deben especificarse los datos relativos a la venta de un viaje o servicio concreto: quién se ha encargado de esa venta, los pagos a los proveedores, etc.
Resulta fundamental para las agencias de viaje el poder contar con estos documentos impresos o en formato físico para poder organizar de forma eficiente su funcionamiento y ofrecer el mejor servicio a los clientes. De esta manera, como se procesarán un gran número de documentos, las empresas deben buscar alternativas interesantes para conseguir ahorrar a la hora de realizar este tipo de tareas. Una alternativa a tener en cuenta pasa por buscar cartuchos compatibles para las impresoras. Estos cartuchos, que podemos encontrar en Quecartucho, son la mejor alternativa para conseguir una óptima calidad en todas las impresiones a un precio mucho más económico, con lo que sin duda es básico implementar este tipo de estrategias para conseguir controlar el presupuesto de la agencia de viajes.
Los expedientes de servicio no cuentan con formatos específicos concretos, aunque normalmente suele utilizarse el formato A-4, el formato sobre o el formato carpeta. En cuanto al contenido, normalmente se suelen incluir todos los datos clave para controlar una venta. A nivel de numeración se les suele incluir una referencia para poder localizarlos de forma mucho más sencilla. Normalmente al abrir el expediente se le cobra el depósito al cliente para comenzar con la venta de forma eficiente.
Por otro lado, otro de los documentos impresos esenciales para una agencia de viaje son las fichas de clientes. Estas fichas suelen ser básicamente de dos tipos: fichas de clientes particulares, con datos que pueden venir del expediente de servicios o de la hoja de reserva dónde deben incluirse los datos personales de los clientes, su DNI, su fecha de nacimiento, sus aficiones y preferencias viajeras y los motivos del viaje, personas con las que se suele viajar y el presupuesto del viaje y las fichas de clientes empresa. Estas últimas fichas están pensadas para recopilar todos los datos sobre aquellas empresas a las que la agencia ofrece sus servicios. Se incluye su denominación, su razón social, su domicilio, teléfono y la actividad a la que se dedica la empresa. Además, en estas fichas deben incluirse también los datos fiscales y los datos contables de la empresa, los nombres de las personas que van a viajar a cuenta de la empresa y su categoría profesional.
Estos documentos incorporan también la normativa empresarial, las preferencias de las personas que van a viajar y toda la documentación personal de los viajeros de la empresa, con lo que sin duda son fichas mucho más extensas que las primeras. Además se incluyen también los datos de contacto de la persona que se encarga de solicitar los servicios de la agencia de viajes, de la persona que lleva la contabilidad de la empresa y del nivel de producción y rentabilidad de la empresa a nivel general.
Asimismo, una agencia de viajes también debe contar entre sus documentos o impresos esenciales con los impresos contables, que en este caso tendrán el mismo formato que los que se utilizan en todo tipo de empresas. Debe incluirse en este espacio los recibos para el cambio de divisas si se trata de una agencia en la que se pueden cambiar monedas, las facturas siempre con IVA, los bonos de efectivos o los recibos de cobros, contando con originales y con copias, los albaranes de prestación de servicios, los diarios de caja y de banco, las facturas numeradas, los balances y los libros contables.
Por último, entre los documentos impresos esenciales para una agencia de viajes encontramos también los documentos de control. Estos documentos son clave teniendo en cuenta el gran número de documentos que una agencia de viajes puede generar a nivel de gestión interna y de gestión externa.
Entre los documentos de control más frecuentes encontramos los registros de facturas, el registro de expedientes, el registro de existencias de billetajes a nivel general y los registros de entradas y de salidas de clientes.
